Sistem Informasi Administrasi Digital Printing

Sistem informasi Administrasi digital printing ini  dirancang dan diaplikasikan guna memenuhi kebutuhan kecepatan dan ketepatan akan data di Perusahaan Digital Printing PT Zentech Global pratama. Sistem Informasi ini berbasis web, didevelop dengan menggunakan Yii Framework 1.16 dan rentang waktu masa percobaan dan pengaplikasian di lapangan selama 6 bulan. Latar belakang dibuatnya sistem informasi ini adalah karena kegiatan dilapangan mulai dari order masuk hingga menjadi barang siap dikirim masih menggunakan proses manual. Hal ini berakibat sering terjadi mis komunikasi terutama dalam hal data antara pihak sales, bagian produksi, hingga ke bagian pengiriman. Banyak job yang tidak tercatat dan tidak tertata rapi sehingga berakibat fatal pada proses produksi. Permintaan urgent yang sering mengakibatkan tidak tercapainya target dalam proses produksi. Serta barang yang dikirim terkadang tidak sesuai dan kurang jumlahnya karena tidak ada pencocokan antara proses pemesanan dengan proses pengiriman barang ke konsumen. Oleh karena itu fungsi dari sistem informasi ini sebagai jembatan, media pengarsipan, dan media pelaporan yang jelas dari masing-masing pihak kepada kepala bagian. Setelah penerapan sistem informasi ini bagian produksi bisa memantau jumlah kesesuaian antara jumlah yang diproduksi dengan total order atau pemesanan dari pihak sales. Kepala produksi pun bisa melakukan penjadwalan secara terperinci dibagian produksi agar tidak terjadi tumpang tindih dan ketepatan target pengerjaan dalam proses produksi yang ada. Bagian sales pun bisa menginformasikan kepada customer progress lama pengerjaan dan sampai mana proses pengerjaan berlangsung, serta jumlah barang apa saja yang sudah dikirim oleh bagian pengiriman kepada customer. Berikut gambaran secara umum sistem informasi ini dalam bentuk diagram alur proses.

Diagram alur proses sistem informasi digital printing

Berikut akan dijelaskan beberapa gambaran dan tahapan proses alur sistem kerja secara garis besar dari sistem informasi administrasi digital printing yang saya buat mulai dari proses awal pemesanan hingga proses barang itu dikirim. Dan beberapa modul tambahan diluar proses utama seperti sistem inventory kontrol atau istilah kerennya sistem informasi pergudangan, sistem informasi manajemen karyawan tapi tidak sampai dengan proses payroll. Sistem ini bermula dari proses order konsumen terhadap pihak perusahaan atau biasa disebut dengan PO kemudian pihak sales membuat JO (Job Order). Dalam JO ini memuat detail barang apa yang dipesan oleh customer, menggunakan bahan apa, dan target pengerjaan itu selesai dan siap dikirim. JO diproses oleh phak Designer sebelum nantinya masuk ke proses produksi. Terkadang pihak customer tidak melampirkan design dalam POnya. Sehingga pihak designer membuat persetujuan Design sebelum masuk kepada proses produksi. Lama pengerjaan design ini tergantung dari kerumitan yang diminta oleh pihak customer. Kemudian proses berlanjut ke produksi, dalam proses produksi ini melewati beberapa tahapan proses pengeprintnan, proses finishing, kemudian proses packing yang nantinya berhubungan dengan proses pengiriman kepada customer. Dalam Proses produksi ini melibatkan bagian gudang dimana ketersediaan akan bahan dan jumlah stok yang ada. Agar pada saat proses produksi tidak terjadi kendala berhentinya proses produksi karena kekurangan stok bahan. Dari proses produksi berlanjut ke proses pengiriman barang kepada customer. Dalam proses ini muncul surat jalan yang memuat data detail barang yang dikirim, tujuan pengiriman, tanggal barang diterima oleh customer, dan persetujuan oleh bagian penerima dari pihak customer.

Gambaran umum modul aplikasi sistem informasi digital printing

Contoh Form Inputan Di JO

Penjelasan umum Modul tambahan (Gudang & Kepegawaian)

Didalam aplikasi sistem informasi ini pihak gudang juga melakukan inputan data mulai dari PO ke pihak supplier, penerimaan barang, permintaan barang oleh pihak produksi, pengawasan stok, hingga kegiatan stok opname untuk perbulannya. Output dari masing-masing inputan ini digunakan sebagai data inputan yang berhubungan nantinya dengan kegiatan pelaporan kegiatan akuntansi yang ada. Pihak HRD atau yang biasa disebut dengan Human Resources Departemen yang memiliki kewenangan dalam memonitoring performa masing-masing personil juga ikut andil dalam proses penginputan data dalam aplikasi sistem informasi ini. Sayangnya sistem kepegawaian di aplikasi ini tidak sampai dengan sistem penggajian hingga pengambilan cuti. Dalam sistem informasi ini peran pihak HRD hanya melakukan inputan data pegawai, pegawai yang resign, masa kontrak pegawai, dan status pegawai aktif ataupun non aktif.